Beste Microsoft 365 Verwaltungswerkzeuge
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Was sind Office 365 Management-Tools?
Office 365 Management-Tools sind cloudbasierte SaaS-Lösungen, die bei der Überwachung und Sichtbarmachung der Microsoft Office 365 Suite helfen. Diese Softwarepakete umfassen die gleichen Kernfunktionen wie die traditionellen Versionen von Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und je nach abonniertem Plan möglicherweise auch andere Anwendungen und Dienste wie Planner, Publisher, Exchange, OneDrive, SharePoint, Access, Yammer, Skype und Microsoft Teams.
Die Implementierung von Office 365 Management-Software ermöglicht es einer Organisation, ihre IT-Infrastruktur effizienter zu verwalten, indem sie Sicherheitsfunktionen, Datenanalysen und Echtzeitkommunikation bereitstellt und so die Gesamtproduktivität der Organisation verbessert.
Die Microsoft 365 Management-Lösung unterstützt bei administrativen Aufgaben auf granularer Ebene, die typischerweise das Einrichten von Mitarbeitergeräten, das Gewähren von Benutzerberechtigungen und das Erstellen von Warnungen für kritische Aufgaben umfassen, zusätzlich zu den Überwachungsfunktionen, die sie bietet.
Die Beauftragung eines Microsoft Office 365 Beratungsanbieters kann helfen, zusätzliche Einblicke für Unternehmen zu bieten, die noch überlegen, ob die Implementierung eines Office 365 Management-Tools vorteilhaft sein wird.
Was sind die häufigsten Funktionen von Office 365 Management-Tools?
Effizienz ist entscheidend für Unternehmen. Die Fähigkeit, nahtlos zu erstellen, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren und auf Tools zuzugreifen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit effektiver zu erledigen, fördert die Agilität und macht die Organisation wettbewerbsfähiger in ihrem Sektor.
Office 365 Management-Software steigert die Produktivität einer Organisation. Hier sind die häufigsten Funktionen, die sie bietet:
Zentralisiertes Management: Office 365 Management-Tools erleichtern das zentralisierte Management verschiedener Anwendungen, einschließlich allem von E-Mail und Chat bis hin zu Projekt- und Aufgabenmanagement, Automatisierung und Geschäftssicherheitskonfigurationen über ein einziges Dashboard.
Administrative Unterstützung: Mit Hilfe der O365-Lösung werden administrative Aufgaben auf granularer Ebene an das Helpdesk-Personal und andere Nicht-IT-Nutzer durch rollenbasierte Delegation delegiert. Es hilft bei der Überprüfung aller Benutzeraktivitäten in SharePoint Online, Azure Active Directory (AD) und Exchange Online durch Integration mit der Microsoft 365 Activity Management API.
Gesicherte Suche: Die Software ermöglicht IT-Administratoren, native Benutzer oder Gruppenberechtigungen direkt über Microsoft 365 Groups, SharePoint Online und OneDrive for Business zu suchen und zu verwalten. Darüber hinaus hilft sie, E-Mails mit automatisierter Inhaltssuche zu überprüfen, um potenzielle Hacks persönlicher Informationen und Spear-Phishing-Angriffe zu erkennen.
Berechtigungen gewähren: Die Software ermöglicht es Administratoren, temporäre Berechtigungen an einzelne Benutzer oder Gruppen innerhalb von Microsoft 365 zu vergeben und alle administrativen Aktionen zu überprüfen.
Hochgeschwindigkeitsmigration: Office 365 Management erleichtert die nahtlose Massenbewegung oder Replikation von Inhalten über Microsoft 365-Instanzen für interne Konsolidierung oder Tenant-zu-Tenant-Migration.
Granulare Bereitstellung: Die Software ermöglicht es Benutzern, SharePoint-Objekte und Anpassungen nach Bedarf auszuwählen, einschließlich Site-Sammlungen, Sites, Listen, Ordner, Elemente, Konfigurationen, Designelemente, Sicherheitseinstellungen, verwaltete Metadaten-Diensteinstellungen, Webparts, Workflows und Formulare. Diese Anpassungen können an einen anderen Ort gesendet und auf granularer Ebene bereitgestellt werden.
Berichterstellung: Die Office 365 Management-Suite hilft bei der Erstellung von Berichten über globale Microsoft 365 SharePoint Online, OneDrive for Business und Gruppenteam-Sites-Einstellungen und Sicherheit, um unbefugte Änderungen zu erkennen und entsprechend zu handeln. Sie unterstützt auch die Erstellung von Prüfberichten für die letzte Zugriffszeit, Änderungen des Inhaltstyps, Lebenszyklus von Elementen, Site-Zugriff, Listen-Zugriff, Listenlöschung, Berechtigungsänderungen und Benutzerlebenszyklus in einer gesamten Microsoft 365-Umgebung.
Was sind die Vorteile von Office 365 Management-Tools?
Backup und Wiederherstellung: Ein allgemeiner Irrglaube unter den Massen ist, dass Daten, die in der Cloud erstellt und gespeichert werden, kein Backup erfordern. Microsoft arbeitet nach dem Modell der geteilten Verantwortung, d.h. während sie ihre Infrastruktur warten, muss die Organisation die Verantwortung für die Wiederherstellung ihrer Daten übernehmen. Wenn Daten gelöscht oder beschädigt werden, riskieren Unternehmen Verluste aufgrund des Verlusts sensibler Informationen. Datenverlust kann aus verschiedenen Gründen auftreten, sei es menschliches Versagen, Cyberangriffe oder die Einhaltung neuer Compliance-Maßnahmen, die wertvolle Zeit und Ressourcen kosten können. Office 365 Management-Tools helfen dabei, die Daten der Organisation effektiv zu sichern und zu schützen und das Management routinemäßiger Prozesse auszulagern. Über die nativen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft hinaus sparen diese Lösungen Zeit und eliminieren Stress, indem sie es einfach machen, die benötigten Dateien und Ordner schnell zu finden und wiederherzustellen. Schnelle und granulare Wiederherstellungsfunktionen helfen dabei, verlorene Dateien und Ordner direkt in das Benutzerkonto wiederherzustellen oder sie direkt auf den Computer oder das Gerät herunterzuladen.
Cloud-Compliance: Cloud-Compliance ist das Prinzip, dass cloudbasierte Systeme den Standards entsprechen müssen, die ihre Kunden benötigen. Office 365 Management-Lösungen stellen sicher, dass Daten sicher, abrufbar und geschützt sind. Sie bieten Datenkontrollen und Überwachungstools, einschließlich Archivierung von Audit-Datenprotokollen, SLAs für Betriebszeit und Verfügbarkeit sowie Exportmöglichkeiten, um die Compliance-Anforderungen von Unternehmenskunden zu erfüllen.
Analysen und Governance: Diese Software bietet der Organisation tiefgehende Einblicke, um Ergebnisse zu messen. Sie bietet vollständige Sichtbarkeit über die Microsoft Office 365 Software mit aktionsfähigen Berichten und erleichtert das Management durch delegierte Administration und Automatisierung. Sie bietet ein einheitliches Dashboard, mit dem Benutzer nahtlos zwischen Aufgaben wie der Berechnung von Rückbelastungen, der Verhinderung von Datenverletzungen, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und mehr wechseln können.
Verbesserte Effizienz: Office 365 Management-Lösungen optimieren die Aufgaben und Daten, mit denen Mitarbeiter täglich interagieren müssen. Ihre Benutzerverwaltungsfunktionen ermöglichen es IT-Administratoren, Benutzerberechtigungen einfach zu ändern, Benutzern schnell die richtigen Lizenzen und Berechtigungen bereitzustellen und Postfächer effizient zu verwalten.
Wer nutzt Office 365 Management-Tools?
IT-Branche: IT-Teams verschiedener Unternehmen können ihre Produktivität mit Tools wie Word, Excel, Exchange, Teams, SharePoint und mehr steigern. Da Office 365 cloudbasiert ist, ist es von jedem Standort und auf jedem Gerät zugänglich, solange eine stabile Internetverbindung besteht. Das Lösen von Sichtbarkeits- und Berichtsproblemen kann jedoch eine wiederkehrende Herausforderung sein. Office 365 Management-Software bietet eine einfache Möglichkeit, Microsoft 365-Tools vollständig zu verwalten, die Sicherheit und Compliance zu verbessern und so den Endbenutzern zu helfen, das Beste aus allen Microsoft 365-Anwendungen herauszuholen.
Gesundheitswesen: Office 365-Tools unterstützen den Gesundheitssektor, indem sie eine effektive Patientenversorgung erleichtern und die Betriebskosten senken, indem sie die Zusammenarbeit zwischen Gesundheitspersonal und unabhängigen Fachgebieten, Gesundheitsteams und Gesundheitsfachleuten in Krankenhäusern verbessern. Ohne die Implementierung von Office 365 Management-Software könnten Krankenhäuser jedoch Millionen von Dollar an unerwünschten Lizenzgebühren verlieren, Sicherheitslücken aufweisen und ihre Rendite in Office 365-Produktivitätstools nicht maximieren.
Finanzdienstleistungsbranche: Der Einsatz von Office 365-Tools hilft der Banken-, Finanz- und Versicherungsbranche, ihre Produktivität zu optimieren. Die Implementierung der Software zur Verwaltung dieser Tools hilft, verschiedene Governance-Probleme wie Sichtbarkeit, Lizenzmanagement, Adoption, Bereitstellung und Entzug von Berechtigungen und mehr zu adressieren.
Einzelhandelsbranche: Office 365 hat Einzelhandelsgeschäften geholfen, Prozesse zu optimieren, eine effektive Kommunikation unter den Mitarbeitern zu erleichtern, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten und ihr Geschäft zu sichern. Die Bereitstellung eines Office 365 Management-Tools bietet eine funktionsbasierte Governance, um Sichtbarkeit zu erlangen und Microsoft 365-Komponenten zu überwachen. Es hilft, zu identifizieren, wer auf welche Umgebung zugreift, um Sicherheitsprobleme zu bewältigen, die durch unterschiedliche Benutzerzugriffe auf Postfächer, OneDrive und andere Tools entstehen.
Herausforderungen mit Office 365 Management-Tools
Microsoft Office 365 ist keine einzelne Anwendung, sondern eine gesamte Suite, weshalb IT-Teams vor verschiedenen Herausforderungen stehen, wenn es darum geht, diese Tools zu verwalten. Für große Unternehmen werden diese Herausforderungen verstärkt, da sie mit Komplikationen konfrontiert sind, mit denen kleinere Organisationen nicht zu kämpfen haben. Hier sind einige Herausforderungen mit Office 365 Management-Software, die zu beachten sind:
Benutzerakzeptanz: Office 365 ist ein leistungsstarkes Tool. Es besteht aus verschiedenen Anwendungen und Diensten mit einem umfangreichen Funktionsumfang, daher ist es nicht ungewöhnlich, dass es einige Überschneidungen in den Funktionen zwischen verschiedenen Apps gibt. Diese Überschneidung ist einer der Faktoren, die das Management von Office 365 herausfordernd machen, da sie zu Verwirrung führen kann. Die Schaffung von Akzeptanz bei den Endbenutzern und die Verfolgung der Adoption von M365-Apps kann komplex sein und IT-Ressourcen erschöpfen, insbesondere beim Übergang von einer On-Premises-Lösung. Wenn M365-Dienste nicht vollständig übernommen werden, kann dies auch Probleme verursachen, wenn das IT-Team den ROI dieser Lösung nachweisen muss. Während die nativen Microsoft 365-Admin-Tools der IT einige Informationen zur Adoption geben können, kann es dennoch schwierig sein, das vollständige Bild über die gesamte Office 365-Suite zu verstehen.
Nutzung des IT-Personals: Mit einer Vielzahl von Anwendungen und entsprechenden Admin-Konsolen kann die produktivste und systematischste Methode zur Verwaltung von Microsoft 365 unklar sein, insbesondere für kleine IT-Teams, die oft aufgrund der Auslagerung an Cloud-Dienste reduziert sind. Ein ideales Team würde einen Experten für jede Anwendung oder jedes Fachgebiet umfassen, aber dies kann selbst für große Unternehmen hohe Kosten verursachen. Unabhängig von der Größe steht jedes IT-Team vor der zusätzlichen Herausforderung, die bestehende MS Office 365-Bereitstellung der Organisation zu verwalten und gleichzeitig mit neuen Lösungen und Funktionen, die von Microsoft veröffentlicht werden, Schritt zu halten.
Überwachung von Leistungsproblemen: Die bloße Bereitstellung der Microsoft 365 Management-Suite reicht nicht aus, da das System regelmäßig überwacht werden muss, um Leistungsprobleme, Inkonsistenzen und Nutzung zu verfolgen. Meistens ist die Überwachung der Leistung ein Problem im Zusammenhang mit der Bandbreite für die IT.
Wie kauft man Office 365 Management-Tools
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Office 365 Management-Software
Wenn ein Unternehmen gerade erst anfängt und sein erstes Office 365 Management-Tool kaufen möchte, oder vielleicht eine Organisation ihre alten Office-Management-Lösungen aktualisieren muss - wo auch immer sich ein Unternehmen im Kaufprozess befindet, g2.com kann helfen, die beste Office 365 Management-Lösung für das Unternehmen auszuwählen.
Organisationen auf der ganzen Welt haben Microsoft 365 als Kommunikations- und Workflow-Lösung für ihr Personal übernommen. Das Management eines großen Microsoft 365-Tenants ist jedoch kein Kinderspiel. Mit so vielen O365-Management-Dienstleistern, die verfügbar sind, ist es für Unternehmen komplexer geworden, einen Anbieter auszuwählen, der zu ihren organisatorischen Zielen und Strategien passt.
Ein umfassender Überblick über das Unternehmen - welche Tools werden verwendet, um das Geschäft zu führen, und die Identifizierung von Schmerzpunkten kann dem Team helfen, ein RFI zu erstellen, eine einseitige Liste mit präzisen Aufzählungspunkten, die beschreiben, was von der Office 365 Management-Lösung benötigt wird.
Diese Checkliste dient als Leitfaden, der hilft, sowohl notwendige als auch wünschenswerte Funktionen zu bestimmen, einschließlich Budgetfunktionen, Anzahl der Benutzer, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und mehr.
Vergleichen Sie Office 365 Management-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Eine erste Liste potenzieller Office 365 Management-Softwareanbieter wird erstellt, indem die Optionen eliminiert werden, die nicht mit der Geschäftsstrategie der Organisation übereinstimmen. Die Bewertung der Anbieter hängt auch von den implementierten Microsoft Office 365-Tools und der Art der Management-Funktionalität ab, die die Organisation sucht. Die Bewertung der Anbieter hilft, eine konsistente Liste von Fragen zu spezifischen Bedürfnissen und Bedenken zu erstellen, die jedem Anbieter gestellt werden sollen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, ist es realistisch, jedes Produkt genauer zu betrachten, um festzustellen, ob es die Bedürfnisse der Organisation erfüllt, um die Liste einzugrenzen. Dies sollte die Bewertung zusätzlicher und anspruchsvollerer Funktionen jedes Produkts umfassen, über die als wesentlich identifizierten hinaus, um festzustellen, ob diese zusätzliche Funktionalität das Management der Microsoft 365-Umgebung mühelos machen würde.
Führen Sie Demos durch
Demos bieten Käufern die Möglichkeit zu sehen, wie eine Office 365 Management-Lösung effektiv bei der Überwachung und Lösung einer Vielzahl von Problemen innerhalb der Office 365-Tools ist. Während vorab aufgezeichnete Demonstrationen auf der Website des Anbieters verfügbar sind, ist es nützlich, den Anbieter um eine Live-Demonstration zu bitten, um zu sehen, wie die Software dabei hilft, Einblicke in den Office 365-Stack der Organisation zu geben und die Tools zu verwalten.
Auswahl der Office 365 Management-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bei der Auswahl einer Office 365 Management-Software ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen, die das Produkt möglicherweise verwenden, um sicherzustellen, dass die Software die Bedürfnisse aller erfüllt. Dazu gehören wahrscheinlich das Management und das IT-Team, die für die technischen Bedenken der Produkte verantwortlich sind.
Verhandlung
Nachdem ein bevorzugtes Produkt ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, ein Preispaket zu verhandeln. Käufer müssen die Lizenzgebühr und das Preismodell der Software berücksichtigen, z.B. ob der Verkäufer eine feste monatliche oder jährliche Gebühr erhebt oder, häufiger, eine Gebühr basierend darauf, wie viele Benutzer das Produkt nutzen würden. Außerdem kann der Käufer in Betracht ziehen, einen Rabatt im Austausch für mehrjährige Verträge zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Die an der Entscheidungsfindung beteiligten Parteien sollten berücksichtigen, ob die Software einfach zu implementieren ist, die Betriebseffizienz verbessert und eine bessere Überwachung der O365-Umgebung ermöglicht. Es ist pragmatisch, die Bedingungen und Konditionen der Produktunterstützungs- und Lizenzvereinbarungen oder SLAs zu überprüfen, um die organisatorischen Ziele innerhalb des definierten Budgets zu erreichen. Es ist wichtig, die Bereitstellungs- und Betriebsrisiken sowie Verbesserungschancen frühzeitig zu erfassen und zu überwachen, damit es möglich ist, Pläne bei Bedarf zu ändern. Wann immer eine neue Technologie implementiert wird, ist es gut, Rückzugspläne oder Alternativen zu entwickeln, wenn sich Annahmen und Ergebnisse ändern. Es muss sichergestellt werden, dass die ausgewählte Lösung an die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens anpassbar ist.
